Pojawienie się światowej pandemii koronawirusa dla wielu działalności to zagrożenie i ograniczenia lub całkowite zablokowanie normalnego działania. Czy w takim momencie czekać na bieg wydarzeń, a może mimo ograniczeń spojrzeć na potencjalnie nową drogę?
Choć współpracę z polskim producentem i dystrybutorem produktów sanitarnych firmą Kuchinox rozpoczęliśmy jeszcze przed pojawieniem się koronawirusa w Polsce, to trudny okres uwypuklił i wzmocnił potrzebę cyfrowej transformacji. Celem jej jest maksymalne uproszczenie, zautomatyzowanie i zoptymalizowanie procesów, systemów i działań ludzkich w całym obszarze działania przedsiębiorstwa.
Audyt – czyli od czego zaczynamy
Aby móc wspólnie z zewnętrzną organizacją stworzyć wizję “cyfrowego jutra”, musimy wcześniej poznać “analogowe (lub analogowo-cyfrowe) dziś”. Podczas dwudniowego audytu rozmawiamy o najważniejszych obszarach całej organizacji: zakupach, sprzedaży, logistyce, księgowości, dziale produktów, IT, obsługi klienta, księgowości, itp. W ten sposób poznajemy otoczenie biznesowe, dowiadujemy się wiele o branży, asortymencie, a ponieważ rozmawiamy bezpośrednio z pracownikami poszczególnych działów dowiadujemy się w szczegółach o codzienności poszczególnych pracowników.
Dziesiątki stron notatek tworzonych w trakcie rozmów, gdy nasi rozmówcy chcą jednocześnie podczas jednej rozmowy opowiedzieć o wielu różnych procesach, obszarach swojej działalności, to często dokumenty zbudowane na hasłach, luźnych opisach, schematach tworzonych “na kolanie”. W tym momencie to nie ma znaczenia, w krótkim czasie staramy się możliwie jak najwięcej dowiedzieć i zapisać, tak aby tworząc strategię uwzględnić omówione szczegóły i nie brnąć w rozwiązania, które będą “tornadem” w funkcjonującej organizacji.
Choć wiemy, że transformacja dla przedsiębiorstwa to duże i angażujące wydarzenie, to chcemy, aby amplituda zmian była możliwie delikatna, stabilna i systematyczna.
Strategia
Po dniach audytowych przechodzimy czas do pracy wewnętrznej na pozyskanej wiedzy. Oceniamy otoczenie naszego klienta, rozwiązania stosowane przez konkurencję, rynki zagraniczne, analizujemy aktualnie stosowane systemy informatyczne, sprawdzamy pierwsze nasze wizje wraz wstępną kalkulacją kosztów.
Finalnie chcemy klientowi dostarczyć bazę, na której pracowaliśmy: wnioski z audytu, analizę rynku, naszą wizję kierunku i obszarów zmian wraz ze wstępną kalkulacją. To zawsze jest dokument otwarty, nad którym dyskutujemy, rozmawiamy, tak aby finalna wizja była połączeniem naszych doświadczeń, optymalnej technologii, potrzeb biznesowych i perspektyw na przyszłość.
Wejście do transformacji
Teraz pozostaje już tylko podwinąć rękawy i zmieniać krok po kroku procesy, budować nowe relacje pomiędzy systemami, rozwijać bazę produktową, tworzyć w organizacji niezbędne kompetencje, wdrażać optymalizację w logistyce. Celem na pierwsze sześć miesięcy są podstawowe narzędzia optymalizujące obsługę transakcyjną i logistyczną.
Nieustannie jako Allwins wspieramy swoją wiedzą, doświadczeniem i utrzymujemy tempo kolejnych zmian, aby przez istniejącą nieustannie codzienność nie osłabiła w pracownikach inicjatywy do kolejnych zmian.
